事業支援研究所

– RIBS –

生産性の向上 – IT編 –

生産性の向上が叫ばれて出してから結構な時間が経って、このワード自体に嫌悪感を示すのは私だけではないはずです(笑)

「そんなこと言われても、こっちだって一所懸命やってるんだよ!」などという声があちこちから聞こえてきそうですが、そもそも、生産性の向上という言葉からして、誤解を招いている、というより、きちんと理解されていない気がしてなりません。

生産性の向上とは、時間当たりの付加価値額を高めることで、雑に言ってしまえば、従業員一人ひとりが生み出す売上利益を増やす、っていうことです。

「売上を増やすって、営業や販売以外の部署はどうするの?」「今でも残業減らせって言われてるのに、これ以上ムリ」なんて思ってるでょうが、増やすのは「利益」ですよ。

例えば、月に仕入原価・人件費・その他の経費(変動しないものとして)各1000万円で5000万円の売上がある会社があったとします。

この会社の月額の利益は2000万円、これを増やすには3つの方法があります。
  1. 売上を増やす
  2. 人件費を減らす
  3. 経費を減らす

そこで、よくやるのが、この手の策ですね。
  1. 営業にとにかく頑張らせる
  2. とにかく残業を減らす
  3. とにかく無駄遣いを減らす
  4. とにかく全部やる

まあ、成功しませんよね。皆さんこれで苦労してる訳です。私も書いてて胸が痛いです。

結果が出ないので、今度は、「効率化」などというまた訳の分からないことを上から言われて、そにためにさらに作業が増えたりして、もうメチャクチャです。

実は、答えは驚くほど簡単で、欧米などはそれをやってるから、生産性が高い訳です。

それは、「ムダなことはせずに、自分の本来の業務に集中する」ことです。

「ムダなことなんてしてません!」という怒りの声が聞こえてきそうですが、昔の私もそう思ってました。

「業務分析」という方法で、当時ヒラの営業職だった私の月間の分析結果は、全体の時間を10として、移動が3、事務が3、打合せその他が1、で、本来の営業に関わっている時間は全体の3割でしかなく、他の同僚も同様の結果でした。

営業以外を0にすることはもちろんできなかったのですが、事務の一部を間接職に振り分けたり、ミーティングを減らしたり、といろいろやってみたのですが、一番効果があったのは、IT化でした。

注文を電話やFAX、メールなどで受け取り、内容を他部署や取引先に発注して、部署内で営業報告を行っていたのですが、フォーマットをきちんと整備してお客様に使用してもらい、そのまま伝票やデータとして社内や取引先に使用して、圧倒的な業務量の縮小に成功しました。

システムの開発なんて難しいものではなく、ExcelのマクロやVBAで工夫することで簡単にできてしまい、何でもっと早くやらなかったのか、と後悔する有様でした。

今は、ECサイトの構築というネット通販の仕組みが廉価で簡単にできますから、営業が客先に出向く、なんていうのも今後は少なくなっていくのではないでしょうか。